2013 survei oleh McKinsey & perusahaan - perusahaan konsultasi manajemen terkemuka, menemukan bahwa lebih dari 30 persen dari jam kerja orang biasanya dihabiskan secara harfiah hanya pada membaca dan menulis email. Bahwa, tak perlu dikatakan, adalah salah satu alasan utama mengapa mengeluh tentang email yang berlimpah. Dan kecuali Anda mendarat di bagian Web melalui pencarian Google salah arah, kemungkinan tinggi Anda telah di akhir menerima email overload di tempat kerja sendiri. Itu memang sakit kepala besar bagi kebanyakan dari kita - meskipun sakit kepala yang dapat disembuhkan dengan hanya beberapa strategi yang sederhana tetapi sangat efektif:
1# mengenali masalah inti
Pertama dan terutama, Anda harus memahami bahwa email overload sering adalah gejala dari masalah yang lebih besar - misalnya, tidak adanya sebuah protokol yang jelas dan efektif. Lebih sering daripada tidak, masalah dimulai dengan mekanisme pengambilan keputusan yang ambigu dalam sebuah organisasi - terutama ketika karyawan tidak mudah menerima apa yang mereka inginkan dari rekan mereka. Dalam skenario seperti ini, mereka lebih cenderung banjir sistem mereka dengan permintaan pertemuan, serta pesan email lainnya. Lebih buruk lagi, setiap situasi tersebut akhirnya mengarah ke orang-orang yang sedang terperosok ke dalam backlog mereka, yang pada gilirannya mengukir di jalan untuk lebih email dan Rapat permintaan dari rekan-kerja kesal/marah/frustrasi berusaha keras untuk menindaklanjuti.
Cerita panjang pendek - mengidentifikasi akar penyebab masalah adalah langkah pertama untuk mengatasinya secara permanen.
# 2 Anda harus belajar untuk mengontrol aliran
Ada langkah-langkah tertentu jelas bahwa Anda harus sudah mengikuti - misalnya, berhenti berlangganan ke buletin tidak perlu semua, atau menonaktifkan pemberitahuan Facebook atau Twitter. Namun, ada lebih banyak yang dapat Anda lakukan untuk mengontrol aliran pesan email. Sebagai contoh, beberapa ahli menyarankan bahwa Anda dapat mengontrol berapa banyak email yang Anda terima setiap hari dengan mengirimkan email lebih sedikit sendiri. Intinya di sini adalah untuk membatasi jumlah penerima yang menerima email Anda pada hari tertentu atau minggu. Sangat dianjurkan bahwa Anda menahan diri dari mengirim pesan tersebut satu-kata seperti "Terima kasih" sama sekali. Juga, mencoba dan menolak godaan untuk menekan tombol "Balas semua" kecuali jika itu benar-benar diperlukan untuk semua orang untuk mendengar apa yang Anda butuhkan untuk mengatakan. Selain itu, berhenti mengandalkan email sementara mendiskusikan keputusan bisnis penting karena mereka akhirnya dapat menyebabkan jaringan email dan proposal membanjiri inbox Anda sebelum Anda bahkan menyadari hal itu.
3# menjaga kotak masuk Anda bersih
Jika Anda salah satu dari orang-orang yang mengeluh tentang memiliki ribuan pesan dalam kotak masuk, maka lebih baik membuat folder tambahan satu atau lebih untuk melayani Anda sebagai inbox tua alternatif. Setelah ini, cobalah mengosongkan utama (baca: asli) folder kotak masuk sebanyak yang Anda bisa. Setelah Anda mendapatkan di mana saja dekat milestone Zero pesan itu, resor untuk langkah-langkah berikut:
Hapus: Sekilas di atas seluruh kotak masuk dan menghapus pesan tidak lagi bahwa Anda berpikir yang diperlukan (misalnya undangan untuk sebuah acara kalender tua)
Menanggapi tepat waktu: jika Anda berada dalam posisi untuk membalas email tertentu dalam beberapa menit, kemudian melakukannya segera daripada menundanya. Hal ini akan memastikan bahwa Anda tidak perlu mencari pesan itu kemudian (atau jangan lupa apa yang ingin Anda mengatakan jawaban di tempat pertama)
File: Untuk pesan yang tersisa, mencoba dan mengurutkan mereka sesuai dengan preferensi dan kenyamanan (itu sebabnya disarankan untuk membuat beberapa folder berdasarkan jenis dan kategori email).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar